Sự kiện thành công cần có sự góp sức của đội ngũ chuyên nghiệp với quy trình làm việc chuyên nghiệp. Có thể giai đoạn hiện tại khá khó khăn cho các đơn vị khi có ý định tổ chức sự kiện ở Hồ Chí Minh, tuy nhiên, hãy xem đây là bước lùi để nhìn lại rõ ràng hơn cách thức tổ chức của mình, quy chuẩn hóa quy trình để có bước trở lại thành công hơn, chuyên nghiệp hơn. Sau đây, Bliss chia sẻ đến bạn các bước lên kế hoạch sự kiện thành công.
Tham khảo qua 9 bước tiến tới sự kiện thành công
Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mỗi sự kiện mà nhà tổ chức sẽ cân đối và cân nhắc lại các bước sau cho phù hợp với yêu cầu về thời gian, ngân sách và nhân sự của mình.
#1. Xác định mục tiêu và chủ đề sự kiện
Bất cứ sự kiện nào cũng phải có mục tiêu để làm tiêu chuẩn đánh giá mức độ thành công và ngân sách chi ra có ý nghĩa hơn. Không có gì dễ dàng hơn khi có mục tiêu rõ ràng ở phía trước. Khi có mục tiêu để hướng tới, bạn sẽ không bị lạc lối trong vô vàn công việc khác.
Vậy mục tiêu trong sự kiện sắp tới của bạn là gì? thu hút lại số lượng khách hàng sau covid 19? chào bán mặt hàng mới? tri ân khách hàng? hay khai trương, khánh thành dự án mới?...
Lý do tổ chức sự kiện không chỉ giúp cho quá trình lên kế hoạch và kiểm soát sự kiện dễ thực hiện hơn và xác định hướng đi đúng hơn mà còn giúp cho khách mời có lý do thuyết phục để đến hơn.
Sau khi có mục tiêu, hãy đưa ra tên gọi thu hút cho sự kiện lần này, tạo điều kiện phát triển kế hoạch truyền thông cho sự kiện thuận lợi hơn.
#2. Lập đội ngũ tham gia tổ chức sự kiện
Nhân sự là tiêu chí quan trọng thứ hai trong việc tổ chức một sự kiện. Sự kiện càng lớn, nhân sự càng nhiều và phân bổ nhân sự càng rắc rối. Do đó, sự phối hợp nhịp nhàng và ăn ý của đội ngũ nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự thành công của sự kiện.
Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp muốn thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện như Bliss hơn là tự thành lập đội ngũ. Bliss có đội ngũ chuyên nghiệp, đã làm việc cùng nhau nhiều năm nên mức độ ăn ý rất tốt. Họ sẽ hoàn thành các công việc mượt mà theo sự sắp xếp hợp lý, đảm bảo thực hiện đúng thời hạn và trong mức ngân sách quy định.
#3. Xác định thời gian, địa điểm, người tham dự
Thông thường với những sự kiện diễn ra định kỳ hằng năm luôn có sẵn địa điểm đặt trước nhưng nếu là sự kiện mới thì bạn cần hoàn thành bước này.
Trước khi khảo sát địa điểm hãy nắm rõ những thông tin như lịch hẹn với những khách hàng hoặc diễn giả VIP, luật định và tôn giáo ở khu vực tổ chức, thời gian phù hợp cho sự kiện.
Khi có những điều này, bạn mới có thể khoanh vùng được địa điểm tổ chức chính xác, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của nhiều bên tham gia.
Tìm hiểu thêm: Trang trí sinh nhật ở Hồ Chí Minh như thế nào?
#4. Lập kế hoạch tổng thể
Tổng hợp tất cả thông tin và lên kế hoạch tổng thể để xác định những công việc cần làm và chuẩn bị cho sự kiện. Đây là công đoạn quan trọng và khá vất vả nhưng khi hoàn thành xong bạn sẽ thấy nhẹ nhõm hơn vì đã nắm được việc cần làm.
Những thông tin chính trong kế hoạch bao gồm:
Địa điểm, hậu cần và quản lý phục vụ như hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm,…
Diễn giả và/hoặc khách mời
Các hoạt động/giải trí trong sự kiện
Truyền thông sự kiện trên kênh trực tuyến và ngoại tuyến
Mục đăng ký dành cho người tham dự (bảng đăng ký trực tuyến, lịch và cách thức thanh toán, cách thức theo dõi thông tin sự kiện;…)
Quản lý tài trợ/đối tác
Quản lý tình nguyện viên
Quản lý nhân sự chính
#5. Quản lý và điều chỉnh kế hoạch
Không phải cứ lên kế hoạch là xong vì trong quá trình thực hiện, bạn cần phải linh hoạt điều chỉnh để chạm đến mục tiêu sự kiện cuối cùng. Phân việc, đưa ra biện pháp đánh giá và kiểm tra hiệu quả, sau đó, so sánh kết quả đạt được với kỳ vọng ban đầu và tiến độ thực hiện để có điều chỉnh cần thiết.
#6. Liên hệ các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ và bảo trợ truyền thông
Nếu đơn vị của bạn có hoặc cần kêu gọi sự tài trợ hoặc hợp tác với đơn vị khác để tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ và làm việc chặt chẽ với họ trước.
Có nhiều cách để hợp tác như hợp tác truyền thông, hợp tác tài trợ hoa, quà tặng, tài trợ bữa tối,...
Tham khảo cùng Bliss: cách trang trí tòa nhà hiệu quả
#7. Truyền thông sự kiện
Đây là bước quan trọng để kêu gọi sự hưởng ứng và tham gia của khách mời. Đối tượng khách mời nắm vai trò chủ chốt trong các chiến dịch truyền thông như thế này. Hãy nghĩ xem làm thế nào để tiếp cận và gây sự chú ý với khách hàng của bạn? họ là ai và họ có thói quen như thế nào? tiếp cận họ qua chiến dịch truyền thông truyền thống hay online tốt hơn?
#8. Lập ngân sách
Thiết lập ngân sách cho tất cả các hạng mục để đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách gây thiệt hại và giảm hiệu quả của sự kiện lần này.
#9. Đánh giá thành công của sự kiện
Đo lường thành công của sự kiện để có cơ sở sửa đổi và hoàn thành sự kiện lần sau tốt hơn. Không thể tránh được các lỗi phát sinh trong sự kiện nhưng quan trọng là chúng ta học được gì sau đó. Phải tiến bộ hơn và thành công hơn trong lần tới.
Liên hệ đến Bliss nếu bạn cần đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé!