Tổ chức sự kiện ngoài trời là xu hướng chung của nhiều đơn vị hiện nay với mong muốn tạo ra không gian thoáng đãng, thoải mái cho khách hàng tham dự. Tuy nhiên, sự kiện ngoài trời phụ thuộc nhiều vào yếu tố tự nhiên và có nhiều yêu cầu khắt khe hơn so với sự kiện trong khách sạn. Do đó, để đảm bảo tổ chức thành công, chúng ta cần lưu ý những yếu tố như sau.
6 lưu ý quan trọng để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
#1. Concept và ý tưởng sự kiện phù hợp
Nhờ có không gian thoáng đãng, công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra đa dạng ý tưởng, concept trang trí sáng tạo để bạn lựa chọn. Tuy nhiên, các concept tổ chức sự kiện ngoài trời đều phải đảm bảo vừa giữ gìn sự thoáng đãng của không gian, vừa mang lại sự sang trọng để không gian không nhạt nhòa, đơn điệu trong diện tích rộng lớn.
#2. Phòng rủi ro
Điều quan trọng nhất giúp tạo nên sự thành công của sự kiện ngoài trời là thời tiết thuận lợi. Tuy nhiên, chúng ta không nên hoàn toàn dựa vào dự báo thời tiết. Chúng ta nên chuẩn bị những biện pháp phòng ngừa rủi ro để kịp thời ứng phó và quản lý sự kiện hoàn hảo. Không chỉ có thời tiết, chúng ta còn phòng rủi ro về số lượng khách mời vượt quá mức dự tính, gió to, lỗi kỹ thuật âm thanh,…
#3. Chuẩn bị đồ ăn thức uống
Bạn cần xem xét nơi bạn lựa chọn tổ chức sự kiện có cung cấp dịch vụ ăn uống hay không. Nếu bạn tổ chức ở các resort hoặc khu du lịch có không gian ngoài trời, các địa điểm này sẽ cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu bạn dự tính tổ chức tại Sân vận động quân khu 7 chẳng hạn, thì việc vận chuyển đồ ăn tươi ngon tới bữa tiệc cũng phải được tính toán kỹ.
#4. Đảm bảo vệ sinh
Vệ sinh ăn uống và vệ sinh môi trường là hai yếu tố lớn cần phải kiểm soát trong quá trình sự kiện diễn ra, cố gắng hết mức có thể để tránh việc bày bừa hay xả rác xuống nền. Bạn nên sắp xếp những khu vực chứa rác thật tinh tế để khách có thể vứt vào hoặc luôn có nhân viên vệ sinh túc trực.
Ngoài ra, nhà vệ sinh cũng phải chuẩn bị chu đáo, đặc biệt là khi khu vực bạn tổ chức tiệc cách xa khu vực nhà vệ sinh.
#5. An toàn cho khách mời
Quy mô sự kiện càng lớn, khách hàng càng sang trọng thì vấn đề an ninh càng phải đề cao. Không gian sự kiện ngoài trời lớn có thể khiến bạn thấy mất kiểm soát, do đó, hãy lên kế hoạch cụ thể cho vấn đề này để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra.
Ngoài ra, việc trang trí sự kiện cũng phải chắc chắn và cẩn thận, vừa đảm bảo thẩm mỹ, vừa đảm bảo an toàn cho khách mời.
#6. Bãi giữ xe
Bạn nên lưu ý khu vực giữ xe khi tổ chức sự kiện ngoài trời vì không phải nơi nào cũng có khu vực đậu xe rộng rãi cho toàn bộ khách mời. Khi khảo sát địa điểm tổ chức, bạn cần hỏi rõ về vấn đề giữ xe trong quá trình sự kiện diễn ra bao gồm khu vực giữ xe, chi phí, thời gian giới hạn (nếu có), sức chứa,… để đảm bảo khách tham dự sẽ không khó chịu khi còn chưa bước vào sự kiện.